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Relations publiques : bonnes et mauvaises pratiques

 

 

Relations publiques : bonnes et mauvaises pratiques

 

Une entreprise qui ne fait pas un minimum d’activités de communication est beaucoup plus à risque de rester dans l’ombre ou tomber dans l’oubli du public. Il est donc inutile de dire que les relations publiques sont indispensables de nos jours ! Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici un guide présentant les bonnes et les mauvaises pratiques en relations publiques.

 

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BONNES PRATIQUES

 

- Identifier sa cible

L’angle du message à envoyer variera bien souvent en fonction du média ou du public ciblé. C’est pourquoi il importe de déterminer à l’avance à qui on s’adresse. Il est également bon d’entretenir les relations établies, notamment avec les journalistes et les influenceurs.

 

L’un des trucs pour créer des liens plus facilement avec eux est de mettre de l’avant l’humain au coeur de l’entreprise.

 

Pour avoir accès aux personnes influentes ou stratégiques pour vous, il suffit de consulter le site web des médias ciblés. Pssst! N’hésitez pas non plus à consulter les pages Facebook, LinkedIn ou Instagram des entreprises, médias ou influenceurs.

 

Enfin, des firmes de relations publiques possèdent les listes des médias avec les coordonnées des journalistes. N’hésitez pas à faire appel à leurs services.

 

- Choisir le bon canal de communication

Plusieurs options s’offrent à vous lorsque vient le temps d’annoncer une nouvelle. Quel canal de communication choisir entre un communiqué de presse, une conférence de presse, une publication Facebook ou autres ?
 
Pour mettre les chances de son côté afin de sortir du lot, il faut raconter une bonne histoire et s’assurer de livrer un contenu de qualité. Une fois cela fait, il faut se poser les bonnes questions pour utiliser le moyen de communication le plus efficace selon les circonstances*.
 
*Un coup de fil à l’équipe de Beaudoin relations publiques saura certainement vous aiguiller en cas de doute!
 
- Déterminer le bon moment

Quand diffuser sa nouvelle? Pour certains, cette question peut paraître banale, mais en choisissant le bon moment pour partager votre histoire, vous augmentez vos chances d’obtenir une meilleure exposition médiatique. Il faut savoir déterminer le moment propice et être à l’affût pour saisir les opportunités qui peuvent se présenter.

 
- Définir un échéancier réaliste
Quand on est en mode organisation d’événement ou lancement, il est plus qu’essentiel de prendre soin d’envoyer les invitations quelques semaines à l’avance pour démontrer la crédibilité de l’événement et le sérieux de l’entreprise. Les invitations de dernière minute peuvent vous faire mal paraître.
 
Il est suggéré de préparer, parallèlement, tout le matériel visuel nécessaire (photo du porte-parole, des artistes invités, des activités ou produits offerts, des photos d’éditions antérieures, etc.)
 
Quelques jours avant l’événement, il est bon de faire un rappel à vos invités. Cette pratique vous permet d’éviter les oublis et de relancer ceux qui n’ont pas répondu à l’invitation en premier lieu.
 
- Faire vivre une expérience
En 2020, il est très tendance de « faire vivre une expérience » aux journalistes et influenceurs. Lorsque le sujet de l’événement ou de la conférence de presse s’y prête, soyez originaux et proposez des concepts qui sortent des sentiers battus ! Les médias se réjouiront certainement de couvrir un événement de presse pas comme les autres et cela augmentera vos chances d’obtenir une bonne couverture médiatique. D’ailleurs, dans votre invitation aux médias, n’hésitez pas à leur donner un avant-goût de ce qui les attend !
 
À noter qu’avec la présence des réseaux sociaux, l’originalité est très « payante » côté visibilité. Une publication bien ficelée (avec une vidéo ou une photo accrocheuse) peut être vue par des centaines de personnes, et ce, très rapidement.
 

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MAUVAISES PRATIQUES

 
- Envoyer un contenu incomplet
Lorsqu’on envoie un communiqué de presse, il est fortement recommandé d’y joindre un élément multimédia (photo, vidéo, etc.) afin de permettre aux journalistes de mieux comprendre le contenu et pouvoir mieux illustrer l’article ou le reportage. ATTENTION! Assurez-vous de joindre toutes les pièces nécessaires au courriel avant d’appuyer sur « Envoyer ».
 
D’autre part, si vous lancez une nouvelle gamme de produits, il faudrait absolument remettre un échantillon aux médias afin qu’ils puissent les tester (voir, toucher, sentir).
 
- Attendre que l’on parle de vous
Vous connaissez le proverbe « Qui ne risque rien n’a rien » ? Eh bien en relations publiques, il n’y a rien de plus vrai ! En effet, aujourd’hui, les gens sont tellement bombardés d’information que le traditionnel bouche à oreille ne suffit plus. Pour vous mettre en valeur, faites des recherches pour connaître les principaux influenceurs, blogueurs et journalistes couvrant votre secteur d’activité et communiquez avec eux. Bien que ça puisse sembler intimidant, n’oubliez pas que le pire, c’est de vous faire dire non.
 
- Être trop présent
Il est important d’espacer ses communications et de se concentrer sur le contenu vraiment essentiel à diffuser. En effet, acheminer de l’information trop fréquemment pourrait lasser vos clients ou les médias et vous risquez également de perdre leur attention au fil du temps. N’oubliez pas qu’il n’y a rien de pire que de brûler une bonne histoire ou une nouvelle intéressante parce qu’elle a été publiée au mauvais moment.
 

 

Les fameuses «fake news» : comment les repérer?

 

Les fameuses « fake news » : comment les repérer ?​

 

À l’ère des médias sociaux, les fausses nouvelles sont de plus en plus répandues. En effet, une simple publication sur Facebook peut être partagée des centaines de fois, et ce, en quelques minutes seulement. À la lumière de cette réalité, il importe de se poser une question : l’information partagée est-elle véridique ou est-ce une fausse nouvelle?


Tout d’abord, qu’est-ce qu’une fausse nouvelle? Cette dernière est définie selon Jeff Yates, spécialiste en vérification des faits, comme « une information soit carrément fausse, soit détournée, exagérée ou dénaturée à un point tel qu’elle n’est plus véridique, présentée comme une vraie nouvelle dans le but de tromper les gens. Cela peut être fait pour générer des clics et des partages sur les réseaux sociaux, pour atteindre des objectifs quelconques (politiques, idéologiques, économiques, etc.) ou simplement pour se moquer de la crédulité des lecteurs ».


Voici quelques questions à se poser pour déceler les fausses nouvelles :

 

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1. Qui à rédigé l'article?

La meilleure façon de reconnaître une fausse nouvelle est de regarder la source. Est-ce que le texte est signé? Si oui, qui est l’auteur et son média? Par la suite, il faut s’assurer de vérifier la crédibilité de cet auteur et de son média/organisation. Une simple recherche sur Google pourra vous aiguiller sur son expertise ou même sur ses publications antérieures.


Pour ce qui est du média ou de l’entreprise pour lequel le signataire du texte travaille, vérifiez la légitimité de celui ou celle-ci. L’objectif du média est-il d’informer ou de convaincre ses lecteurs d’une idéologie? Vous informer sur le média lui-même est une très bonne façon de savoir si la nouvelle que vous consultez est véridique ou non.

 

2. Est-ce que le contenu de l’article est véridique?

L’interrogation principale quand il est question de fausses nouvelle restera toujours : est-ce que ce qui est dit dans l’article est vrai? Pour le savoir, essayez de regarder le point de vue de l’article. Un texte journalistique devrait être objectif et montrer les différents points de vue d’une situation. Par exemple, un article qui parle d’un conflit devrait présenter la position de toutes les parties impliquées. Vérifiez aussi les images (la source de celles-ci) et la formulation du texte. Ces composantes devraient vous outiller à déceler la pertinence du contenu proposé.
 
3. La date de parution est-elle indiquée? Si oui, l'article est-il récent?

Cette question est souvent négligée. Pourtant, il est primordial de vérifier la date de parution d’un article. Il nous est tous déjà arrivé de consulter notre fil d’actualité sur les médias sociaux et de voir un article de 2011 qui a été repartagé aujourd’hui… Nombreux sont les internautes qui négligent l’importance de bien vérifier la date de parution de la nouvelle avant de la partager sur leurs médias sociaux.

 

Mais, attention! Il arrive parfois que des articles ne comportent même pas de date de parution. Faites-nous confiance, il est mieux de rester loin de ceux-ci! Un article vérifié et véridique d’un média légitime comportera toujours une date. 

 
4. D’où provient la nouvelle ?
Où avez-vous trouvé l’article?

Sur les médias sociaux? Soyez vigilants, car l’algorithme de Facebook vous propose presqu’uniquement du contenu qui est susceptible de vous intéresser. Il est donc important de varier vos sources d’information. De plus, comme mentionné plus haut, il faut être attentif aux nouvelles partagées sur les réseaux sociaux. La pire erreur à commettre est de seulement se fier au titre et ne pas cliquer sur l’article. En consultant la page, vous serez en mesure de vérifier la source et le contenu, pour vous assurer qu’il ne s’agît pas d’une fausse nouvelle!
 
Sur un blogue? Rappelez-vous que n’importe qui peut lancer un blogue. Il est donc très important de vérifier la source et l’auteur de l’information qui est véhiculée!
 
Sur le site d’un média d’information? Très bien! Or, assurez-vous de bien vérifier les composantes mentionnées plus haut, afin d’être certain que vous pouvez faire confiance au média.
 
5. Quel est le but de cet article?
Un article journalistique devrait avoir comme but d’informer le public sur une situation. Or, cela ne veut pas dire que tous les textes journalistiques sont impartiaux! Il existe certains types de textes comme le publireportage, l’éditorial et la chronique, qui sont teintés d’opinion. Il faut tout simplement être conscient de la nature du texte que vous lisez. Prenez le temps de regarder si la mention « publireportage », par exemple, est ajoutée au texte, ou de voir si une chronique est signée par un auteur. Contrairement à des fausses nouvelles, le contenu de ces types de textes seront véridiques et fiables, mais il faut seulement garder en tête qu’il est fort possible que le propos ne soit pas objectif.
 

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En somme, bien que plusieurs médias tentent de propager de l’information de qualité, les fausses nouvelles restent d’actualité, surtout avec la présence des médias sociaux. Les astuces que nous avons présentées vous outilleront certainement pour les reconnaître et ainsi, vous serez bien informé sur le monde qui vous entoure!

Petit truc (non objectif de notre part): Engager un expert en relations publiques pour partager vos nouvelles peut être une bonne solution, car vous vous assurez qu’elles soient partagées à des médias pertinents, rigoureux et qui véhiculent des informations vérifiées. C’est un pensez-y bien!

 

Envie de tenter l’expérience? Contactez l’équipe de Beaudoin relations publiques!

 

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L’impartition : une formule qui gagne à être connue

 

L’impartition : une formule qui gagne à être connue

 

Impartition n.f. (définition du Larousse)

Stratégie d'une entreprise qui se procure à l'extérieur des biens matériels ou des services, au lieu de prendre elle-même en charge leur production ou leur fourniture. (Les différentes techniques d'impartition sont la sous-traitance, la franchise, la concession, la licence d'exploitation.)

 

Saviez-vous qu’une ressource de Beaudoin relations publiques peut vous être «prêtée» dans le cadre d’un mandat de communication?

 

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Même si votre entreprise ou organisation possède une personne responsable des communications, il est possible que pour un mandat spécifique nécessitant plus de ressources ou d’expertise, vous ayez besoin de renfort.


Souvent, le client délègue une ou quelques-unes de ses activités à une firme externe, et ce, pour une période donnée, généralement plutôt limitée dans le temps. Dans ces cas, il n’est pas rare que le professionnel travaille directement chez le client, ce qui lui permet d’avoir accès aux réponses plus facilement et ainsi d’être plus outillé pour faire son travail de manière efficiente. C’est une formule «gagnante-gagnante» puisque de son côté, le client trouvera avantageux de pouvoir profiter de l’expertise (ressources et services) d’un cabinet.


Un employé de cabinet de relations publiques peut aussi, par exemple, assurer l’intérim d’une ressource dédiée aux communications qui a quitté son employeur sans que ce dernier n’ait eu le temps de la remplacer. Une fois le poste comblé par l’entreprise, le contrat avec la firme se termine…mais avec un avantage en poche : la personne «prêtée» a été au coeur de vos activités et connaît beaucoup mieux l’organisation. Donc, si une crise survenait ou un mandat plus complet requerrait son apport, elle serait un atout efficace et très utile!


Par ailleurs, certaines grandes organisations choisissent d’impartir la totalité de leurs activités de communication.

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EN RAFALE !

À qui s’adresse l’impartition?
L’impartition s’adresse à toutes les petites, moyennes ou grandes entreprises/organisations qui souhaitent se concentrer sur leurs activités principales et déléguer des tâches reliées aux communications.

 

Dans quel contexte recourir à l’impartition?
Il y a autant de raisons de recourir à l’impartition qu’il y a d’entreprises. En effet, les contextes où l’impartition s’avère être la meilleure solution sont très variés : surcharge temporaire de travail à l’interne, désir de l’entreprise de se concentrer sur ses activités principales, manque d’expertise à l’interne, etc. Un cabinet de relations publiques peut répondre à une grande variété de besoins pour un client. C’est pourquoi certains dirigeants préfèrent embaucher des experts en communication pour la réalisation de leurs projets.

 

Comment ça fonctionne?
Dans le cas d’une impartition, les partenaires s’entendront généralement sur une banque d’heures pour une période ou pour un mandat précis.

 

Quels sont les avantages de l’impartition?
Ils sont nombreux! On peut parler d’économie de main-d’oeuvre ou encore des frais reliés à l’emploi et à la formation des employés. De plus, le fait de sélectionner un fournisseur qui est un expert dans son domaine n’est pas négligeable. Et dans une vision à long terme, il peut être très intéressant de développer un partenariat solide avec une firme qui peut combler vos besoins précis en matière de communication. Enfin, en période de pénurie de main-d’oeuvre, l’impartition vous permet d’avoir accès à des professionnels rapidement.

 

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Envie de tenter l’expérience? Contactez l’équipe de Beaudoin relations publiques!

 

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L’ABC d’une bonne gestion de crise

 

L'ABC d'une bonne gestion de crise

Peu importe la nature et l’ampleur de la crise, quand elle survient, il faut agir. Les premières heures sont les plus cruciales et quand le malheur frappe, les intervenants concernés n’ont que très peu de temps pour prendre des décisions importantes, mettre en place les mesures d’urgence, répondre aux médias, rassurer les employés et les clients, etc.


Il faut savoir que la façon dont une crise est gérée devient souvent plus importante que la crise elle-même. Le succès d’une gestion de crise dépend de la vitesse avec laquelle une organisation se coordonne pour la traverser et la promptitude dont elle fait preuve pour mettre en place les mécanismes de résolution de cette dernière.


S’outiller pour affronter une crise éventuelle n’a rien d’alarmiste ou de défaitiste, au contraire. Puisque toute organisation est appelée à gérer des problèmes et éteindre des feux au quotidien, il est normal, voire crucial, de se préparer pour des cas de plus grande envergure. D’ailleurs, pour plusieurs, la véritable question n’est pas si la crise frappera, mais plutôt quand elle le fera.
Il existe différents moyens pour être bien préparé à faire face à une crise, quelle qu’elle soit. En voici quelques-uns.

 

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1. Plan de gestion de crise

Ce document complet sera votre «meilleur ami» si une crise survient. Il s’agit d’un outil essentiel que chaque organisation devrait avoir. Évidemment, selon la nature des activités de l’entreprise, les composantes du plan seront différentes, mais il permet d’établir les grandes lignes de la marche à suivre.

 

Il n’y a pas une recette unique pour la conception d’un tel plan, mais il est évident que des éléments incontournables doivent s’y trouver : membres de la cellule de crise, mécanique du déclenchement de la crise, liste de contacts, réseau et chaîne de communication, gestion de l’espace physique, etc.

 

La simple idée d’avoir à réaliser cette tâche vous angoisse? Faites appel aux experts de Beaudoin relations publiques pour vous accompagner dans cette démarche!

 

2. État de situation

Cette étape peut se faire parallèlement au plan de gestion de crise. Il s’agit de faire une introspection et indiquer si l’entreprise a déjà eu à faire face à une crise, et si oui, de quoi s’agissait-il? Comment avait-elle été gérée? Les points fort et les points faibles? Cet état de situation vous amènera à voir les lacunes à corriger dans le cas d’un événement similaire.


D’autre part, il serait plus que pertinent pour toute organisation de dresser une liste de ses risques potentiels ou des crises sujettes à survenir. Par ailleurs, il peut aussi être intéressant de demander l’avis d’une firme externe de relations publiques pour vous outiller davantage et vous challenger sur les mesures mises en place.

 

3. Document Questions/Réponses

Il peut être bon d’avoir un modèle de document Questions/Réponses dans vos dossiers. Vous pourriez ainsi l’adapter si une crise survenait. Vous devrez alors en distribuer une copie aux principaux dirigeants, qui devront fort probablement avoir à répondre aux questions d’employés, de clients, etc. De cette manière, toutes les personnes susceptibles de répondre à des interrogations auront les mêmes réponses à fournir. La cohérence est de mise!

 

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En cas de crise, que faire publiquement?

 

Évidemment, quand une crise survient, beaucoup de travail se fait entre les différents intervenants impliqués, et ce, à huis clos. Par contre, il faut aussi informer le grand public et les médias. Demeurer muet et avare de commentaires n’est certainement pas une bonne idée. Cela empirera la situation et laissera toute la place aux «gérants d’estrade». Il sera plus difficile de reprendre le contrôle par la suite.

 

Voici un top 3 des astuces à avoir en tête pour gérer la crise publiquement.
 

1. Définir un porte-parole

Si la crise dépasse les murs de l’entreprise, les médias risquent alors de s’y intéresser. Si tel est le cas, un porte-parole officiel doit avoir été désigné préalablement. En effet, une seule personne aura la responsabilité de donner de l’information aux journalistes. Cela évite que différentes versions de l‘événement se mettent à circuler et augmentent ainsi le risque de propager de la fausse information.

 

2. Faire un point de presse

Si la crise a pris une grande ampleur, il peut être utile de convoquer les médias à un point de presse. Il s’agit d’une occasion pour les dirigeants de démontrer qu’ils prennent la situation au sérieux et permet aux journalistes de poser leurs questions.

 

3. Utiliser les médias sociaux

À l’ère des médias sociaux, l’annonce d’une crise, peu importe sa nature, peut se répandre comme une traînée de poudre. Les internautes commentent et peuvent facilement mettre leur grain de sel, sans connaître la réalité. C’est pourquoi il est important, dans ces situations difficiles, d’utiliser ses réseaux sociaux pour faire le point sur les événements. On doit donner l’heure juste, sans trop en dire. On relate des faits confirmés et vérifiés. Si la crise est d’une plus grande ampleur et qu’une veille constante des médias sociaux est nécessaire, il est possible de faire appel à des firmes spécialisées dans le domaine.

 

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Dites-vous qu’une crise, ce n’est jamais facile à gérer. C’est pourquoi il vaut mieux être prévoyant et être prêt lorsqu’elle survient. Des spécialistes en communication, comme l’équipe de Beaudoin relations publiques, sont là pour vous épauler dans ce travail et vous accompagner en cas de tempête.

 

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Comment réussir ses communications en gestion de changement?

Comment réussir ses communications en gestion de changement?

Votre organisation s’apprête à vivre un changement? Qu’il s’agisse d’acquisition, de fusion, d’ouverture ou fermeture, de déménagement ou autres, il importe d’en informer vos différents publics. Dans ces circonstances, une communication efficace permet de vivre la transition plus facilement et de retomber plus vite «sur vos pieds». Voici quelques outils pour vous aider :

 

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1. Réaliser un plan d'actions de communication

Pour certains, cette étape est complexe et laborieuse. On vous l’accorde! Mais malheureusement pour vous, elle est ESSENTIELLE. C’est ce qui guidera toutes vos actions en lien avec le changement à venir. Et justement, en situation de changement, il vous faut une base solide, un document complet auquel vous référer pour planifier et réaliser les actions.


Le plan d’actions de communication vous permet d’avoir, en un coup d’oeil, les grandes lignes des éléments à mettre de l’avant pour la durée de votre projet. Des communications spécifiques, ciblées, envoyées au bon moment, et à travers les bons médias, s’il y a lieu, permettront de bien faire passer votre message.
Psst! Si cette étape vous donne vraiment du fil à retordre, faites appel à Beaudoin relations publiques ! Les plans de comm, ça nous connaît! ;) 

 

2. Concevoir un document Questions-Réponses

Quand un changement important survient dans une organisation, cela suscite généralement beaucoup de questionnements. Dans la majorité des cas, plusieurs intervenants sont au fait du dossier avant qu’il ne soit annoncé officiellement. Un bon outil à concevoir est un document de type Questions-Réponses, qui permet de cibler les questions sujettes à survenir et les réponses à utiliser par toutes les personnes concernées. Ce document peut être utile si vous devez répondre aux questions de journalistes, par exemple. Un message unique et la même réponse offerte par les différents intervenants auront un fort impact pour vos publics. On reconnaîtra le leadership et la cohérence dans l’entreprise.

 

3. Communiquer à l’interne

En situation de changement, vous devez absolument tenir les membres de votre équipe informés. Évidemment, il faut y aller une étape à la fois et s’assurer que la transaction, par exemple, ira de l’avant avant de mettre tous les employés au parfum.


Par contre, si certains voient des choses ou se posent des questions, un bon employeur leur donnera des réponses et les rassurera sur leurs interrogations ou inquiétudes. Vos employés sont les premiers qui partageront l’information sur le terrain et la façon dont on s’adressera à eux joue pour beaucoup sur la réception qu’ils auront face au changement annoncé. Il est donc primordial de ne pas les négliger dans la gestion du changement, peu importe sa nature!

 

4. Prévoir les imprévus

S’il y a bien quelque chose qui ne change pas, c’est le changement, n’est-ce pas? Dans une situation de changement telle que décrite en début d’article, il est évident que des imprévus se trouveront sur votre chemin. Nous vous suggérons donc de prévoir un budget plus élevé, à titre d’exemple, ou encore de vous donner plus de temps que nécessaire dans la réalisation de chacune des étapes. Cela vous évitera donc de vous retrouver au dépourvu en cours de route.

 

5. Être ouvert aux commentaires

Il peut arriver que quelques-uns de vos employés et/ou clients soient réfractaires vis-à-vis le changement que vous apportez à l’organisation. Vous devez faire preuve d’ouverture et écouter leurs commentaires, et les rassurer, le cas échéant.


Pour ce faire, il est souhaitable de mettre sur pied une plateforme selon le contexte (ligne téléphonique spéciale, adresse courriel spécifique, groupe Facebook…) et faire mention dans vos communications des moyens mis à la disposition des gens pour pouvoir s’exprimer sur le sujet.

 

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Enfin, dites-vous bien une chose : si vous abordez vos communications de changement avec assurance, vous vous démarquerez aux yeux des gens concernés, que ce soit les employés, les clients, les partenaires, les fournisseurs, etc. Une personne convaincue aura beaucoup plus de facilité à convaincre son auditoire!


En effet, une communication efficace et complète des changements est essentielle afin que le plus grand nombre les comprennent, y adhèrent et s’en fassent les ambassadeurs. Que vous perceviez la réaction à un changement comme positive ou négative, rappelez-vous qu’il sera toujours préférable de bien le communiquer pour en tirer les meilleurs résultats.

 

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Une agence externe? Mais, j'ai déjà un responsable des communications!

Une agence externe?
Mais j’ai déjà un responsable des communications!

Vous avez la chance de compter sur le talent d’une ressource en communication à l’interne et vous vous demandez quels pourraient être les bénéfices d’embaucher une firme externe pour votre prochain projet? Ces quelques éléments vous guideront dans votre réflexion.

 

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1. Regard extérieur

L’avantage principal de faire appel à une agence externe en communication est la perspective extérieure que cette équipe aura sur votre réalité. Cela permet d’obtenir un regard neutre sur les enjeux et le projet à réaliser. Avoir un observateur avec un oeil distancé et externe à la situation vous permettra sans aucun doute de voir différemment votre entreprise et ses multiples enjeux stratégiques.


Vous connaissez certainement votre entreprise sur le bout des doigts. Vous pourriez nous parler pendant des heures de votre secteur d’activité, des menaces ou des opportunités du marché dans lequel oeuvre votre entreprise, etc. Mais avez-vous déjà pensé qu’un pas de recul est souvent très bénéfique à l’analyse d’une situation ? C’est là que l’agence externe devient une alliée de première ligne, permettant de vous faire voir des enjeux que vous n’auriez peut-être pas décelés. Le cabinet de relations publiques a la distance nécessaire et dispose d’une vision plus objective et indépendante, et surtout, sans émotion.

 

2. Services et expertises multiples

Les forces complémentaires d’une équipe spécialisée en communication sont un aspect plus que positif pour une entreprise. En effet, les professionnels d’une même agence ont souvent tous des expertises différentes et complémentaires. C’est d’ailleurs l’un des éléments qui favorisera le développement et le succès de votre projet de communication. L’expérience des relationnistes constitue définitivement l’atout principal d’un cabinet externe.


Trop souvent, une organisation croira qu’elle est en mesure d’exécuter son plan de communication à l’interne, mais se rendra compte rapidement que le projet se met à évoluer et qu’il faut finalement gérer des imprévus de tout ordre. C’est à ce moment, en mode « panique », qu’on fait généralement appel à une firme externe. Or, il est beaucoup plus facile pour un conseiller/stratège extérieur de faire partie du projet dès le début puisqu’il sera ainsi plus outillé et sera au fait de la démarche, des objectifs et des enjeux à évaluer.

 

3. Mine d'or de contacts

Une agence de relations publiques possède un carnet de contacts bien garni : médias, gens d’affaires, milieu politique, influenceurs, etc. Non seulement cela peut vous être utile, mais surtout, cela assure une crédibilité et une notoriété auprès de vos publics. Elle possède aussi des accès à plusieurs bases de données qui permettent de créer des listes de médias spécialisés, pour trouver les journalistes qui oeuvrent dans votre domaine d’activité.


Une bonne firme de communication entretient des liens personnalisés et courtois avec les journalistes. Ceux-ci savent donc que lorsqu’une nouvelle est annoncée ou qu’un événement est organisé par le biais de cette agence, il s’agit d’une information crédible et encadrée. D’ailleurs, il est fréquent que la boîte de communication se charge des relations de presse pour ses clients.


Le cabinet sert, en quelque sorte, d’accélérateur et d’entremetteur entre l’entreprise et les médias.

 

4. Créativité

Les équipes des cabinets de relations publiques sont créatives et réfléchiront au plus grand nombre d’idées possible pour répondre aux besoins du client. Avec son regard neuf, le conseiller externe sera plus apte à définir le meilleur moyen à utiliser pour diffuser une information, faire connaître votre produit/service, ou gérer une crise, par exemple.


D’autre part, les journalistes aiment bien les relationnistes qui ont de l’initiative. Comme tout roule rapidement dans les médias, une suggestion d’un angle intéressant à couvrir est souvent bienvenue. L’agence, avec son oeil externe et ses contacts journalistiques, peut jouer un rôle-clé sur cet aspect.

 

5. Le temps, c'est de l'argent!

Vous connaissez certainement ce dicton et il s’applique bien au monde des affaires. Le temps que vous prendrez pour organiser un événement de presse ou rédiger les documents à remettre aux médias vous empêchera de réaliser vos tâches quotidiennes. De nos jours, il faut aussi penser au temps que demanderont la gestion des réseaux sociaux et la rédaction des publications à diffuser.

 

Une firme de relations publiques vous permet de concentrer vos énergies sur votre travail principal, en plus de vous fournir des rapports et des évaluations complètes en lien avec le projet.

 

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Cette courte liste ne contient que quelques-unes des raisons pour lesquelles il est recommandé de faire appel aux services d’une firme externe en relations publiques. Maintenant que vous êtes convaincu(e), contactez l’équipe de Beaudoin relations publiques!

 

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La communication interne : souvent négligée, mais ô combien importante !

La communication interne : souvent négligée, mais ô combien importante !

 

La communication interne au sein d’une entreprise est rarement placée dans la liste des priorités. Pourtant, celle-ci devrait recevoir autant d’attention que les communications externes. Beaudoin relations publiques vous brosse un portrait de cet élément de relations publiques souvent négligé, mais ô combien incontournable.

 

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La communication interne correspond aux relations avec les publics internes de l’organisation. On parle ici des employés, des cadres, des bénévoles…Bref, de toutes les personnes qui travaillent de près ou de loin pour l’entreprise. Elle peut se manifester par divers objectifs :

  • Véhiculer les valeurs, la vision, la mission et la culture de l’entreprise ;
  • S’entendre sur un message commun ;
  • Définir les objectifs ;
  • Parler des résultats, réalisations, bons et mauvais coups ;
  • Faire un portrait d’une situation particulière ;
  • Afficher les nouveaux postes disponibles ;
  • Faire part des changements (réorientation, nouvelle direction, nouveaux employés…).

 

Les employés, les cadres, les bénévoles et toutes les personnes qui travaillent à l’atteinte des objectifs de l’entreprise ou de l’organisation sont d’excellents ambassadeurs. Plus ils seront informés des enjeux et des objectifs de cette dernière, plus ils seront en mesure de la faire rayonner ou de participer à trouver des solutions.

 

Les avantages d’une bonne communication interne :

  • Procure un sentiment d’appartenance et motive les employés ;
  • Meilleure ambiance de travail ;
  • Augmente l’efficacité ;
  • Dégage une image d’entreprise forte et cohérente ;
  • Positionne l’entreprise comme un employeur de choix ;
  • Meilleure gestion si une crise survient.

 

Les moyens

Il existe plusieurs outils pour développer une bonne communication interne. Évidemment, ce ne sont pas tous ces outils qui sont nécessaires, et ce, dépendamment du contexte et des ressources. Une analyse complète faite par des spécialistes en relations publiques oriente l’entreprise ou l’organisme vers les outils qui lui sont réellement utiles. En voici quelques-uns :

  • Tableaux d’affichage (babillards, écrans …) ;
  • Intranet ;
  • Document de questions-réponses ;
  • Courriels aux employés / infolettres ;
  • Journal interne ;
  • Réunions d’équipe ;
  • Lac-à-l’épaule, séminaire ;
  • Activités de team building ;
  • Autres.

 

Si vous croyez que votre communication à l’interne a besoin d’un petit coup de pouce, faites confiance à Beaudoin relations publiques. Nos experts seront en mesure de poser un diagnostic et vous proposeront des solutions concrètes afin que vos communications rayonnent sur tous les plans. Parce que vos communications, c’est notre passion !

 

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La prise de parole en public - Un aperçu

La prise de parole en public - Un aperçu

On s’imagine que la prise de parole en public se fait devant une foule. Pourtant, le public en question peut être composé d’une seule personne. Ainsi, il est presque impossible de ne jamais avoir à le faire, surtout si vous êtes un dirigeant d’entreprise. Rassurez-vous ! Il existe plusieurs conseils pour faire une allocution digne des grands orateurs de ce monde.

 

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Quelques trucs du métier :

 

1. La préparation

Se préparer ne veut pas dire apprendre par cœur, mais prévoir les pauses au bon moment, structurer son texte, choisir les bons termes. Tout comme les personnalités publiques, vous pouvez vous entourer d’une équipe d’experts pour la rédaction de votre discours. BEAUDOIN relations publiques se fait un plaisir d’accompagner les gens dans leur processus de prises de parole.

 

2. Le crayon est votre meilleur ami

Beaucoup d’éléments peuvent changer à la dernière minute. Il est donc important d’avoir un crayon à portée de main afin d’annoter son texte, et ce, jusqu’au moment de faire son discours.

 

3. Ne jamais tenir pour acquise votre mémoire

Même si cela peut sembler banal, il est important d’écrire les détails que nous connaissons bien, comme les noms de nos collègues, par exemple. En cas de blanc (et Dieu sait que nous pouvons presque oublier notre propre nom dans ces situations-là!), nous n’avons qu’à baisser les yeux, l’air de rien.

 

4. Prendre conscience de son non-verbal

Puisque les humains regardent avant d’entendre, la posture, la gestuelle et le regard sont des détails très importants. Cependant, nous ne pouvons pas corriger quelque chose dont nous n’avons pas conscience. Ainsi, il est conseillé de se filmer et de se regarder afin de connaître les détails à améliorer. Attention! Il faut bien doser le contrôle du non-verbal, car il ne faut pas avoir l’air d’un robot.

 

5. Ne pas avoir peur des silences

L’auditoire ne sait pas de quoi on va lui parler. C’est pourquoi laisser des pauses permet à celui-ci de bien « digérer » l’information qu’il a entendue. Il n’est donc pas interdit de prendre une gorgée d’eau durant la présentation, bien au contraire! En général, s’autoriser une pause montre que l’orateur a confiance en lui et qu’il est en contrôle.

 

6. Apprendre à gérer son stress

Il faut respirer avant et pendant l’allocution, et bien le faire. Les expirations sont tout aussi importantes que les inspirations.

 

Il ne faut surtout pas hésiter à faire sortir le stress de son corps. Bouger avant de monter sur scène pour dépenser le surplus d’énergie aide à devenir plus calme par la suite. De plus, avant une longue prise de parole, il faut étirer les muscles du visage qui ne sont pas habitués à être sollicités aussi longtemps. La prononciation sera bien meilleure.

 

Durant l’allocution, il ne faut surtout pas se concentrer sur les catalyseurs négatifs, mais plutôt sur les positifs. Identifier des personnes qui sont intéressées à ce que vous dites, vous redonnera confiance et vous aidera à diminuer votre stress.

 

7. Mettre les choses en perspective

Livrer un discours, même si c’est une grande source de stress pour plusieurs, n’est pas une question de vie ou de mort. On veut tous être parfait sur scène, mais au final, les gens ne veulent voir qu’un être humain. Il faut donc accepter le fait que nous ne sommes pas parfaits et ne pas se laisser distraire par les petits accrochages qui peuvent survenir.

 

8. Se pratiquer

Eh oui, la prise de parole en public, c’est une compétence qui s’apprend... et se perd. Il est important de profiter des occasions qui nous permettent de s’exprimer. Plus on fait quelque chose souvent, moins il y a d’angoisse et plus ça devient naturel.

 

Bref, il faut retenir que la prise de parole en public, ça s’apprend! Cet article n’est qu’un bref aperçu de tous les conseils possibles pour s’améliorer et surtout pour en arriver à avoir du plaisir à s’exprimer en public. Pour en savoir davantage, BEAUDOIN relations publiques offre la formation « Parler en public : domestiquez la bête ».

 

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Lexique pour comprendre les relations publiques


Lexique pour bien comprendre les relations publiques

 

Les relations publiques peuvent être floues pour plusieurs personnes et chez Beaudoin relations publiques, nous le comprenons très bien. C’est pourquoi nous avons décidé de vous rendre la tâche facile et vous faire un lexique de base avec les mots fréquemment utilisés dans cet univers complexe !

 

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  • Relations publiques

Commençons avec la base : qu’est-ce que ça mange en hiver des relations publiques ? Les relations publiques sont une branche spécifique de la communication, en lien étroit avec celles du journalisme et du marketing. Dans une organisation, les relations publiques viennent établir et maintenir l’échange d’informations, l’intercompréhension, la persuasion et les relations entre celle-ci et ses divers publics. Les relations publiques participent également à la gestion et à la prise de décision en situation de crise. Elles tiennent l’organisation informée de l’opinion publique et la conseillent dans ses communications et réponses à donner. Elles s’assurent que l’organisation serve et réponde aux intérêts de ses publics. Elles anticipent les mouvements sociaux et les crises et conseillent en ce sens. Enfin, elles usent principalement de techniques et de stratégies relevant d’une pratique de la communication éthique.

(Source : Harlow (1976), « Building a Public Relations Definition », Public Relations Review)

 

  • Relationniste

Le relationniste est la personne qui s’occupe des relations publiques au sein de l’entreprise. Si personne n’est dédié à cette tâche à l’interne, il est possible de faire affaire avec une firme externe, comme Beaudoin relations publiques. Il est possible de trouver des titres différents de « relationniste », qui englobent tout de même les relations publiques, comme conseiller(ère) en communication.

 

  • Communication interne

Il s’agit de la communication avec les publics internes de l’organisation. On parle ici des employés et des cadres de tous les départements, des bénévoles, etc. Cette forme de communication est très importante pour procurer un sentiment d’appartenance et s’entendre sur un message commun. Une bonne communication interne dégagera une image d’entreprise forte et cohérente.

 

  • Communication externe

Il s’agit de la communication avec les publics externes de l’organisation, soit la clientèle actuelle et potentielle, les partenaires, les fournisseurs, les législateurs, la concurrence, … Cette forme de communication est très importante dans l’opinion publique. Une bonne communication externe augmentera la notoriété de l’entreprise.

 

  • Relations de presse

Les relations de presse correspondent à la communication avec les médias. Elle peut se faire par plusieurs moyens, dont les plus connus, le communiqué de presse et la conférence de presse. Un communiqué de presse est un document écrit présenté comme une nouvelle qui est transmis aux journalistes dans le but d’être repris dans les différents médias, tandis que la conférence de presse est un événement avec des prises de parole où les journalistes sont convoqués. Le relationniste s’occupe aussi de répondre aux questions et demandes d’entrevues de la part des médias.

 

  • Plan de communication

Un plan de communication est une planification des actions de communication à court ou moyen terme pour un problème/besoin précis. Il sert à faire une analyse et proposer des actions concrètes en lien avec celle-ci dans le but d’avoir des retombées. Il peut être rédigé dans le contexte d’une ouverture officielle, d’une relocalisation, d’un nouveau service/produit offert ou encore pour augmenter la notoriété.

 

  • Politique de communication

Une politique de communication dicte les règles, le cadre général et les normes qui vont s’appliquer à l’organisation quant aux activités de communication. Elle a une durée de vie plus longue qu’un plan de communication. L’avantage d’avoir une politique de communication est de clarifier les rôles de chacun et d’unifier les pratiques.

 

  • Plan de gestion de crise

Un plan de gestion de crise est un plan d’action de communication spécifique à une situation de crise. On établit les actions de communication à poser en fonction de toutes les crises qui peuvent potentiellement se produire au sein de l’organisation. On ne peut jamais savoir quand une crise va survenir et celle-ci peut faire très mal à l’organisation. Il est donc très important d’être prêt à minimiser les impacts, voir même atténuer complètement la crise avec une bonne préparation et une bonne gestion le temps venu.

 

  • Image de marque

L’image de marque est l’ADN de l’entreprise. C’est une représentation idéalisée de la relation entre l’organisation et son public cible, traduite par une perception, une émotion, une stratégie, ... Elle est essentielle dans la communication d’aujourd’hui. Elle comprend la vision (là où on veut aller), le positionnement (la différenciation avec les autres) et la personnalité (valeurs et traits de caractère de l’entreprise). Une fois l’image de marque déterminée, elle est déclinée par le nom de l’entreprise, le logo, le slogan, les publicités, etc. Une image de marque claire permet d’avoir un message clair et permet d’être plus efficace dans la prise de décisions.

 

  • Notoriété

Jouir d’une bonne notoriété se rapporte à la notion de popularité. Il est important d’avoir une bonne visibilité afin de se faire connaître du public, dans le but de se positionner positivement comme leader dans la tête du public et ensuite répondre aux objectifs d’entreprise.

 

  • Réseautage

Réseauter correspond à l’ensemble des activités ayant pour but de multiplier les contacts professionnels. Sous forme de 5@7, de déjeuners d’affaires ou encore d’événements spéciaux, le réseautage est très avantageux pour une entreprise, puisque le bouche-à-oreille reste un excellent moyen d’échanger de bonnes références. Le partage de cartes professionnelles est de mise !

 

Vous pourrez maintenant dire que vous connaissez un peu mieux l’univers des relations publiques ! Et si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à contacter Beaudoin relations publiques pour toutes questions. Nous pourrons certainement vous apprendre encore une ou deux choses !

 

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Trucs du bon réseauteur

Trucs du bon réseauteur

Le réseautage représente des actions servant à augmenter ses contacts professionnels ainsi qu’à faire valoir ses services/produits. Il s’agit également d’un bon moyen d’obtenir des informations et des recommandations. Il est important de garder en tête que, même en 2018 avec tous les moyens technologiques dont nous disposons, le bouche-à-oreille demeure un moyen de communication très efficace. Les références peuvent rapidement devenir exponentielles si vous bâtissez un large réseau et que vous l’entretenez adéquatement. Dans cet article, Beaudoin relations publiques vous donne des conseils afin de maximiser votre participation aux activités de réseautage.

 

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1. Brisez la glace

Si vous êtes timide et qu’il s’agit de vos premiers événements de réseautage, allez-y accompagné. Une fois que vous aurez participé à plusieurs activités, vous reconnaîtrez des visages et vous ne ressentirez plus le besoin de devoir y aller avec quelqu’un. De plus, s’il s’agit de vos premières fois, allez-y avec un événement qui vous plaît à la base. Vous n’êtes pas matinal ? Optez pour des activités en soirée du genre 5@7. Il y en a pour tous les goûts. Achetez vos billets à l’avance si l’activité en requiert, vous serez déjà engagé et vous diminuerez vos chances de vous désister par nervosité.

 

2. Préparez-vous

Tout commence par la tenue vestimentaire. Une activité de réseautage n’est pas une sortie dans un bar. Attention aux vêtements trop suggestifs et aux décolletés plongeants. Portez des souliers propres et confortables. Si vous avez une épinglette d’entreprise, portez-la (à gauche). Attention aux lunettes de soleil! Rappelez-vous, il est important d’avoir une apparence soignée, car vous n’avez pas deux chances pour faire une bonne première impression. Pas moins de 80 % d’une première impression n’a rien à voir avec nos paroles.

 

Une fois votre tenue choisie, donnez-vous un objectif à atteindre. Par exemple, vous pourriez vous donner le défi d’établir trois contacts au cours de l’activité de réseautage. Déterminez aussi votre cible, cela vous aidera à aller parler aux bonnes personnes afin d’avoir des retombées. Vous pouvez aussi vous préparer quelques mots clés qui vous aideront à définir votre entreprise et votre travail. Prévoyez des cartes professionnelles en quantité suffisante et… avec les informations à jour. Arrivez tôt à l’événement, repérez les toilettes, le vestiaire, etc. De cette façon, vous vous sentirez en contrôle de votre environnement.

 

3. La première impression

Allez voir les gens et donnez des poignées de mains fermes (sans être violent). Regarder la personne à qui vous vous adressez dans les yeux lorsque vous lui serrez la main (d’où l’abstention des lunettes de soleil…).

 

4. Trouvez le parfait équilibre entre business et casual 

Bien que le but du réseautage soit de faire valoir son entreprise, il faut faire attention à bien doser les conversations. Nous référençons des entreprises, certes, mais aussi les personnes derrière celles-ci. N’hésitez pas à montrer votre personnalité dans vos conversations, c’est ce qui fait que les gens se souviendront de vous. D’ailleurs, parler de vos intérêts en dehors du boulot vous aidera à trouver des points communs avec d’autres participants mettant ainsi la table pour de futures conversations aux prochains événements.

 

5. À vos suivis !

Il est important que l’activité de réseautage porte fruit. Prenez des notes sur les cartes professionnelles que les gens vous remettent et demandez à ceux à qui vous en donnez s’ils acceptent que vous les rappeliez pour une rencontre. À la suite de l’événement, si on vous appelle, démontrez que vous êtes réellement content. N’oubliez pas d’informer la personne si vous êtes en mains libres. Par ailleurs, si vous appelez quelqu’un, surtout sur son cellulaire, demandez-lui s’il s’agit d’un bon moment pour lui parler (à faire dans n’importe quel contexte). Faites vos propres démarches en rappelant vous-même, cela vous permettra de garder le contrôle. N’oubliez pas d’être actifs sur les réseaux sociaux et n’hésitez pas à ajouter les personnes à votre réseau sur LinkedIn. Surtout, resaluer les gens que vous avez rencontrés dans une activité précédente.

 

L’attitude du gagnant :

  • Gardez en tête qu’on engage des personnes et non des firmes;

  • Apportez votre sourire;

  • Vous n’êtes pas là pour vendre, mais pour en apprendre sur les autres afin de bien leur offrir vos services. L’objectif est d’entrer en relation avec les gens;

  • Soyez sincère;

  • Soyez positif. Laissez vos mauvaises expériences de côté. Les gens ne sont pas dans une activité de réseautage pour entendre chialer;

  • Ne jamais faire de médisance;

  • Soyez courtois avec le personnel. Ne chialez pas après la serveuse;

  • Faites du réseautage plutôt que boire et manger. C’est inconscient, mais l’humain n’a pas tendance à déranger quelqu’un qui mange;

  • Attention à votre consommation d’alcool;

  • Évitez de rester avec les gens que vous connaissez.

 

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Écrire efficacement en affaires

 

Écrire efficacement en affaires

 

De nos jours, la communication écrite est prédominante dans nos relations d’affaires. Courriel, médias sociaux, rapport, clavardage… tous ces outils sont au cœur de nos communications. Il faut cependant être soucieux de ses échanges dans toute cette rapidité afin de demeurer efficace tout en protégeant son image et sa réputation.

 

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Orthographe à privilégier :

  • Réduire l’usage des mots qui laissent planer le doute. Un texte convaincant inspire la confiance en soi et la fiabilité. En voulant être polies, certaines personnes paraissent timides dans leur rédaction. En ce sens, il faut réduire l’usage des « peut-être », « presque » et « probablement ». Il faut aussi réduire l’emploi du conditionnel (je peux en après-midi au lieu de je pourrais en après-midi).
     
  • Utiliser une forme affirmative. Il faut essayer de remplacer les « ne…pas » par des synonymes affirmatifs : N’est pas certain devient incertain, ne pas accepter devient rejeter, n’est pas possible devient impossible…
     
  • Remplacer le verbe «être» par des verbes d’action. L’emploi du verbe «être» peut devenir très répétitif. Il faut varier les verbes pour donner du style à la communication.
     
  • Garder le sujet principal et le verbe d’action ensemble. Il est plus difficile de comprendre les phrases dans lesquelles le sujet est séparé du verbe. Il est préférable de mettre les compléments de phrases à la fin de celles-ci. Par exemple : Les phrases dans lesquelles le sujet est séparé du verbe, comme dans le présent exemple, rendent les lecteurs perplexes à Les phrases rendent les lecteurs perplexes lorsque le sujet et le verbe sont séparés, comme dans l’exemple précédent. Il faut faire des phrases simples, et si possible, avec une seule idée par phrase.
     
  • Ne pas abuser de la ponctuation. Trop, c’est comme pas assez. Un point d’exclamation n’attire pas plus l’attention et ne donne pas plus d’importance au mot s’il est mal utilisé.
     
  • Alléger son texte. Il est conseillé de séparer son message en paragraphe au lieu d’envoyer un gros bloc de texte, surtout dans un courriel. Cela permet d’ordonner les idées. Attention cependant de ne pas abuser, trop de séparations peuvent devenir étourdissantes et donnent l’effet contraire.
     

 

Conseils clés :

  • Lorsqu’il s’agit de planifier un rendez-vous, soyez proactifs. Au lieu de demander les disponibilités de l’autre pour une rencontre, proposez directement un jour et une heure. Êtes-vous disponible pour me rencontrer le jeudi 14 juillet à 14 h ? De cette façon, la planification de la rencontre sera plus efficace, car le répondant proposera un autre moment ou acceptera tout de suite. Cela évitera de seulement se lancer la balle pour trouver une date. 
     
  • Essayer de personnaliser le courriel. Si on sait que le répondant était en vacances la semaine précédente, pourquoi ne pas commencer son message en en faisant mention ? La personne se sentira interpellée.
     
  • Ne pas démontrer trop de proximité si vous ne connaissez pas personnellement votre interlocuteur. Privilégiez dans un courriel Bonjour M. Boucher à Allo Pierre. Si vous pouvez tutoyer la personne, elle vous le mentionnera. Ce conseil vaut même pour une personne que vous croyez plus jeune que vous.
     
  • Toujours vérifier son texte lors d’un envoi ou une publication sur les réseaux sociaux. Les fautes d’orthographe font perdre de la crédibilité à l’auteur du texte. Ce conseil s’applique aussi pour l’élément que vous partagez.
     
  • En affaires, il est vivement déconseillé de régler les situations personnelles ou professionnelles publiquement. Les gens à qui vous vous adressez seront offensés, certaines personnes qui n’ont aucun lien avec la situation pourront se sentir visées et vous informerez votre communauté d’une situation privée. Même (et surtout) sous le coup de l’émotion, on garde notre réserve.
     

 

Source : « Pour améliorer les communications d’affaires », Contact Costco, juillet-août 2018, p.9

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Nouvelle entreprise, nouveaux défis !

 

Nouvelle entreprise, nouveaux défis !

 

 

Lors d’un démarrage d’entreprise, il est très important que les gens parlent de nous. Les relations publiques sont un bon moyen de visibilité et il s’agit d’une méthode moins coûteuse que d’autres. D’ailleurs, cette option apporte aussi une grande crédibilité et ajoute de la notoriété à l’entreprise.


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  • Lors du démarrage d’une entreprise, à quoi faut-il penser au niveau des relations publiques ?

Premièrement, il est important de se fixer des objectifs à atteindre, de cibler sa clientèle, de définir le message à diffuser et de bien sélectionner les moyens pour le faire. Ensuite, il est important de construire une image de marque forte et bien définie (slogan, logo, axe de communication…). Il faut penser à la conception des visuels et avoir recours à des séances de photos professionnelles (employés, lieux, produits…). Il faut concevoir les cartes professionnelles et les objets promotionnels, comme les menus ou les dépliants, par exemple. Les différentes plateformes doivent aussi être prêtes et opérationnelles dès le lancement de l’entreprise, puisque c’est ce que les gens iront consulter suite à l’annonce (site Web, médias sociaux…). Finalement, afin de souligner l’ouverture officielle, un événement 4@6, une conférence de presse et/ou un communiqué de presse sont des techniques de relations publiques essentielles pour bien se positionner.

 

 

  • Quels sont les avantages d’embaucher des professionnels en relations publiques pour aider lors du démarrage d’entreprise ?

Embaucher des professionnels en communication pour le lancement de votre entreprise vous aide à ne rien oublier et vous assure un suivi professionnel des diverses démarches mises de l’avant. La période de démarrage est très exigeante et cela aide à consacrer du temps sur d’autres tâches.


Plus concrètement, les spécialistes en relations publiques aident à :

  1. Déterminer si les objectifs fixés sont réalisables et mesurables ;
  2. Bien cibler la clientèle (à vouloir parler à tout le monde, on ne parle à personne…) ;
  3. Construire les messages clés ;
  4. Guider le client dans le choix des moyens à utiliser ;
  5. Orienter le client dans la construction de l’image de marque et assurer une cohérence dans tous les messages et les outils ;
  6. S’assurer de la qualité des visuels et des objets promotionnels ;
  7. Bien coordonner les plateformes avec l’ouverture (site Web, médias sociaux…) ;
  8. Réaliser les événements d’ouverture officielle et/ou conférence de presse (invitations et rappels, logistique, déroulement, animation, traiteur…) ;
  9. Rejoindre l’ensemble des influenceurs (gens socioéconomiques, politiques et médias) ;
  10. Diffuser l’information (partage sur les médias sociaux, rédaction et envoi du communiqué de presse) ;
  11. S’assurer de faire les suivis et de réaliser les relations de presse conformément à la réalité médiatique ;
  12. S’assurer que les outils sont conformes aux normes de relations publiques afin de maximiser les reprises médiatiques (communiqué…).

 

  • Une fois que l’entreprise est lancée, est-il encore nécessaire d’avoir recours à des actions de relations publiques ?

Hé bien, oui ! Une entreprise est constamment en relation avec ses publics, c’est pourquoi il est important de bien planifier ses communications. Aussi, en plus d’une planification générale, une entreprise peut avoir recours à des actions de relations publiques spécifiques, telles qu’annoncer une nouveauté ou un changement (communiqué, conférence de presse…), prévenir ou gérer une crise (plan de gestion de crise), encadrer ses communications internes et externes (politique de communication), augmenter sa notoriété ou mettre en place un repositionnement (plan de communications).

 

 

  • Vrai ou faux : quand les bureaux déménagent, aucune action de relations publiques n’est requise.

FAUX ! Lors d’un déménagement, il est essentiel d’aviser et de rassurer sa clientèle, ses partenaires et ses fournisseurs. Il est aussi important d’informer les médias du nouvel emplacement. De ce fait, organiser un événement d’inauguration des nouveaux bureaux est un bon levier pour avoir de la visibilité et échanger avec ses divers publics en une même occasion. Cet événement permet aussi d’augmenter la fierté des employés. Pour ce faire, vous pouvez confier à des spécialistes en relations publiques le soin de réaliser un plan d’actions pour bien structurer les actions de communication liées au déménagement. Surtout, il ne faut pas oublier de mettre les plateformes et les outils à jour avec les nouvelles coordonnées.

 


N’hésitez pas à contactez Beaudoin relations publiques pour vous accompagner dans vos besoins. Parce que vos communications, c’est notre passion !

 

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L'éthique en relations publiques

 

L'éthique en relations publiques : un incontournable

 

 

À une certaine époque, les relationnistes étaient perçus comme des manipulateurs au service des intérêts privés, des maquilleurs de la réalité. Encore bien présentes aujourd’hui, les relations publiques ont toutefois démontrées qu’elles ont évoluées dans le même sens que l’opinion publique et que les pratiques des relationnistes sont beaucoup plus éthiques. Chez BEAUDOIN relations publiques, l’éthique, c’est primordial.

 

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  • Qu’est-ce qui définit un « bon » relationniste ?

Je pense qu’à la base, un bon relationniste, comme tout bon professionnel, c’est quelqu’un qui est en phase avec ses valeurs personnelles. Il peut y avoir des bons ou des mauvais relationnistes, des bons ou des mauvais journalistes, des bons ou des mauvais médecins... mais je pense qu’un bon relationniste, c’est quelqu’un qui établit d’emblée ses valeurs, autant personnelles que professionnelles, et qui les respecte.

 

  • Quelle est l’importance de l’éthique dans les relations publiques ?

Avec les années, il a été prouvé que c’est contre-productif de ne pas être éthique en relations publiques. Maintenant, la façon de faire des relationnistes, à mon humble avis, c’est d’agir en toute honnêteté et transparence. Ces valeurs seront toujours gagnantes dans toutes les situations, qu’elles soient positives ou négatives. C’est le gage d’une entreprise comme la nôtre. Il faut cependant être clair : la transparence ne veut pas dire de transmettre de l’information sensible sans stratégie. Nous entendons ici par transparence l’expression de la vérité, des faits.

 

  • Comment arrive-t-on à respecter notre éthique en tant qu’organisation?

D’emblée, il faut établir les valeurs de l’entreprise. Quand nous sommes dans le doute, il faut se ramener à ça. Il y a une autre façon de faire qui est beaucoup plus intuitive. Quand ça ne « sent pas bon », c’est important de se fier à son intuition.

 

Quand nous faisons face à des situations auxquelles nous ne sommes pas certains, il faut en parler. Quand nous doutons, il y a une raison. Ce n’est pas vrai que nous sommes des meilleurs professionnels à prendre les décisions seuls et à foncer dans tout. Même après 20 ans d’expérience, je pose encore des questions à mon équipe. Partager et demander des conseils, ce sont des bons moyens pour éviter les pratiques non-éthiques. Aussi, prendre un pas de recul quand les clients nous contactent pour un mandat est un bon moyen. Nous ne sommes pas obligés de répondre sur-le-champ, nous pouvons prendre un temps de réflexion. La rapidité peut parfois être contre-éthique, car dans l’action, nous n’évaluons pas toujours l’ensemble de la portée du dossier et de nos décisions.

 

  • Comment l’éthique se manifeste-t-elle chez BEAUDOIN relations publiques ?

L’éthique, c’est un élastique qui n’est pas étiré de la même façon par tout le monde. Il y en a qui sont peu frileux et d’autres qui le sont plus. D’emblée, il y a des contrats que nous n’accepterons pas chez BEAUDOIN relations publiques pour des raisons éthiques ou légales. Nous ne sommes pas une firme d’avocat. Quand il s’agit de dossiers qui se situent davantage au niveau légal, nous laissons la tâche aux spécialistes. Le légal et l’éthique, c’est deux choses distinctes.

 

Cependant, il y a des mandats que nous allons quand même accepter de prendre, parce que pour moi, les médias ne sont pas des tribunaux. Si les journalistes prennent un angle particulier dans un dossier, c’est important d’avoir le contrepoids, et pour moi, les relations publiques amènent cette vision des choses. Nous sommes là pour accompagner les gens à se faire entendre. Mais, entre donner la voix et donner des conseils qui seraient non-éthiques, il y a une énorme différence. S’il arrive une crise et que l’entreprise est dans l’erreur, il y a une façon de le dire. Nous allons trouver les bons mots, mais nous ne camouflerons pas l’information. C’est une question de pérennité d’entreprise. Je veux que les médias sachent que lorsque nous prenons position, nous avons vérifié l’information avant.  Parfois, il y a des stratégies et de la planification, mais ça ne veut pas dire camoufler et mentir. Il y a une très grande différence.

 

  • Selon toi, quels sont les trois grands mots-clés des relations publiques ?

Transparence, confiance et information.

 

Transparence ne veut pas dire « tout dire », La transparence veut dire de donner une explication avec l’ensemble des notions que l’on possède pour celle-ci, dans le meilleur intérêt de l’entreprise et du public.

 

La confiance que tu as envers ton client et la confiance que celui-ci a envers toi. La confiance mutuelle est très importante afin de donner l’information juste. Aussi, il y a la confiance du public que je ne voudrais jamais mettre en doute.

 

Information véridique et utile. J’ai envie de passer des messages justes et clairs, et je veux que les informations que nous diffusons soient validées.

 

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Les relations publiques à l’ère du numérique

 

Les relations publiques à l'ère du numérique 

 

 

On le sait, aujourd’hui, tout le monde a accès à une quantité impressionnante d’information et ce, où qu’il soit. La question à se poser dans le domaine des relations publiques est : a-t-on toujours besoin des médias traditionnels et des relationnistes ? Hé bien, oui ! Même que cette nouvelle réalité a fait augmenter le nombre d’interactions des marques avec leurs publics. Peu importe le média, la stratégie est essentielle dans la transmission des messages d’une organisation. Il est primordial de s’adapter à cette nouvelle réalité.

 

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  • Les deux côtés de la médaille

Avec l’explosion du nombre de plateformes disponibles pour diffuser des messages, la donne a changé dans l’univers des relations publiques. Avant, les relationnistes étaient tributaires des médias traditionnels en ce qui concerne la diffusion d’information. Aujourd’hui, chaque personne possède son propre média.  Cette nouvelle réalité assure une plus grande diffusion des messages. D’ailleurs, il est possible de faire en sorte qu’une nouvelle ait plus de visibilité sur les médias sociaux avec l’achat de publications commanditées.

 

En contrepartie, il y a beaucoup plus de plates-formes à surveiller. Lors d’une situation de crise, les entreprises doivent être plus vigilantes, parce que l’information est diffusée rapidement par tout le monde. Dans ces situations, si aucune intervention n’est faite, il peut être facile de perdre le contrôle.

 

  • Encore utile, les médias traditionnels ?

Les médias traditionnels fonctionnent encore. Pour moi, le médium importe peu, c’est plutôt le contenu et la présence des professionnels de l’information qui compte. Nous avons besoin de professionnels, les journalistes, qui nous rapportent des nouvelles objectives avec des faits vérifiés. De plus, les médias traditionnels se sont aussi adaptés aux médias sociaux et ne cessent de se transformer. Cela dit, en relations publiques, il n’est pas conseillé de mettre tous ses œufs dans le même panier. En se concentrant uniquement sur le Web 2.0, il est possible d’oublier une partie de son auditoire qui est moins présente sur les médias sociaux. Il est donc important de doser et d’identifier son public cible afin de savoir ce qu’il consomme. C’est là que nous trouvons le ou les bons médias pour le rejoindre. L’important en tant que relationniste 2.0, c’est d’avoir une vue d’ensemble et de comprendre les besoins du client et de sa clientèle.

 

  • Et le relationniste, lui ?

Les relations publiques ne sont pas menacées par le Web 2.0, au contraire, elles sont littéralement en expansion avec l’arrivée des médias sociaux ! Certains ont eu peurs, car dorénavant, tout le monde peut gérer ses communications. Cependant, ce n’est pas tout le monde qui est un professionnel dans le domaine. Comment répondre à des clients insatisfaits ? Comment faire la promotion de notre entreprise ? Une firme comme BEAUDOIN relations publiques guide les entreprises à transmettre correctement leurs messages par l’entremise des médias sociaux en apportant des conseils et des stratégies. Plus il y a de plates-formes, plus il y a de travail à faire, c’est un vaste terrain de jeu pour les relationnistes !

 

  • Survivre en 2017 sans le Web 2.0, c’est possible ?

En 2017, c’est impossible de ne pas exister sur les médias sociaux pour une marque ou pour une entreprise. On ne peut pas faire fi de tous les outils. Maintenant, une entreprise est capable d’être beaucoup plus près du consommateur qu’elle l’était auparavant. Une marque peut, par sa personnalité, diffuser de l’information et interagir plus spécifiquement avec le public à qui elle veut s’adresser. L’expérience client sur le web est un incontournable.

 

D’ailleurs, même si une compagnie ne souhaite pas être présente sur les médias sociaux, il se peut qu’elle le soit à son insu, car les gens génèrent des commentaires et créent des pages. Aujourd’hui, la question à se poser n’est plus si on doit exister ou non, mais comment doit-on exister? Il faut gérer son image et son message. Si une entreprise ne désire pas être présente sur les médias sociaux en possédant ses propres plateformes, il faut au moins qu’elle s’assure de faire une veille médiatique pour savoir ce qui se dit sur elle. De plus, il existe plusieurs firmes spécialisées en gestion des médias sociaux. Il y a donc plein de ressources disponibles afin de faire partie de l’engouement du Web 2.0. 

 

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Conférence de presse - 10 raisons pour engager un professionnel en relations publiques

 

Conférence de presse - 10 raisons d'engager un professionnel en relations publiques

 

Par Guylaine Beaudoin, présidente de Beaudoin relations publiques


 

Voici 10 raisons d’engager un professionnel en relations publiques pour organiser votre conférence de presse et assurer le succès de celle-ci :

 

1- Il vous dira si le sujet de votre conférence de presse constitue une nouvelle. Il faut comprendre que pour qu’une nouvelle soit traitée par un journaliste, il faut qu’elle s’adresse à son auditoire.

Également, la conférence de presse n’est pas le seul moyen de rejoindre les journalistes. Certaines nouvelles peuvent être relayées en utilisant d’autres types de relations de presse (communiqué de presse, rencontre personnalisée…).

 

2- Il s’assurera d’avoir une liste de médias à jour. Le monde des médias est en constante mutation. Les journalistes sont de plus en plus mobiles et changent de médias et de région. Maintenir une liste à jour est un réel défi pour les personnes qui réalisent des relations de presse occasionnellement.

 

3- Il choisira le meilleur moment. Les journalistes se déplacent rarement le week-end et en soirée. Les caméramans entrent au travail à différentes heures selon les stations de télévision et certains journalistes doivent se libérer pour des émissions du midi. Il est important de connaître la réalité de l’univers médiatique.

 

4- Il acheminera les invitations aux médias au bon moment et assurera des rappels téléphoniques. De plus, il fera parvenir les invitations à votre liste d’invités et confirmera leur présence.

 

5- Il s’assurera que le déroulement corresponde à la formule de l’événement. Une conférence de presse, l’expression le dit, est destinée à la presse. Il est important de connaître les enjeux et les délais des journalistes. La conférence de presse doit être structurée et efficace. Les discours doivent correspondent à la nouvelle et être succincts. Ce n’est pas le moment de s’emballer ou de réciter un discours-fleuve. De plus, les divers intervenants doivent apporter des éléments nouveaux et éviter de se répéter. Enfin, le déroulement doit respecter le protocole, surtout lors d’une annonce ministérielle.

 

6- Il gérera la période de questions ainsi que les périodes d’entrevues individuelles. À la fin des conférences de presse, les journalistes apprécient réaliser des entrevues individuelles avec les intervenants. Les clips pour la télévision sont meilleurs et les questions servent à préciser le contenu présenté.

 

7- Il rédigera un communiqué de presse professionnel. Lors des conférences de presse, un communiqué de presse est remis aux médias présents, acheminé (à la fin de la conférence de presse) aux médias absents et partagé sur les médias sociaux. Le communiqué doit respecter des règles précises dont présenter un « lead » (une introduction) efficace, être écrit à la 3e personne et fournir des données factuelles au sujet des organismes en cause.

 

8- Il prévoira un environnement adéquat pour recevoir une conférence de presse ainsi qu’un montage en conséquence. Il est plus facile pour les journalistes de la presse écrite de s’asseoir pour prendre des notes. Donc, il faut prévoir des chaises. De plus, il est important de s’assurer que les intervenants soient bien visibles et entendus de tous.

 

9- Il vous accompagnera dans la rédaction de votre discours (ou le rédigera pour vous). Quoi dire et comment le dire ? Il est important que votre discours soit pertinent et que vous puissiez le rendre de belle façon. Souvent, une courte pratique s’impose.

 

10 - Il assurera une animation professionnelle et surtout il vous mettra en confiance lors de ces événements très particuliers !

 

Avec ces bons conseils, laissez-vous tenter par les services des professionnels de Beaudoin relations publiques pour organiser vos conférences de presse!

 

Bonne conférence de presse !

 

 

 

Et si on vous disait NON…

 

Et si on vous disait NON...

 

Par Guylaine Beaudoin, présidente de BEAUDOIN relations publiques


 

Les professionnels des relations publiques sont parfois taxés d’être des relayeurs d’information pour le compte de leurs clients ou de leur employeur. Certains pensent même qu’il suffit de nous donner un bon filon pour que l’on refile un scoop à la presse à l’avantage d’une entreprise et au détriment d’une autre. Et si on vous disait non…

Régulièrement dans notre pratique, nous devons faire la part des choses, juger la pertinence de l’information et surtout assurer un travail éthique et intègre.

 

La valeur de la nouvelle

Est-ce que toutes les nouvelles sont bonnes à diffuser ?

Il est évident que pour certaines personnes, une communication qui concerne un nouveau service de téléphonie ou encore les propriétés exceptionnelles d’un produit nettoyant peut s’avérer futile…mais pour qui au juste ? Imaginez la personne qui se cherche un emploi dans le secteur de la téléphonie. Elle serait bien heureuse d’apprendre cette nouvelle et il en sera de même pour le gestionnaire d’approvisionnement d’une industrie qui doit sabrer dans les coûts liés à l’utilisation des produits nettoyants de son entreprise. Ceci dit, il faut être conscient que toutes ces nouvelles ne s’adressent pas aux médias de masse, mais plutôt à une clientèle particulière. C’est pourquoi un travail de questionnement au sujet de la nouvelle doit être fait : Est-ce une nouvelle ? Si oui, à qui s’adresse-t-on ? Comment puis-je joindre ce public ? Etc.

 

Régulièrement, le professionnel des relations publiques doit sensibiliser ses clients à la notion de nouvelle, aux conditions de travail des journalistes et aux moyens disponibles pour diffuser une nouvelle.

 

Diffuser ou non une information « juteuse »

Personnellement, je suis de l’école de la valorisation de l’éthique en relations publiques. L’intégrité paie toujours et nul n’y gagne en diffusant des informations nuisibles. Un client qui travaille avec nous le fait pour lui et non contre les autres et les résultats seront pour lui et non pour les autres !

 

Bonne communication !

 

/documents/files/et-si-on-vous-disait-non.pdf  (téléchargez en .pdf)

 

 

 

Ah les relations publiques !

 

Ah les relations publiques!

 

Par Guylaine Beaudoin, présidente de BEAUDOIN relations publiques


 

Les entrepreneurs sont des êtres complètement fascinants.  Ils amorcent leur journée en mettant en place les idées qu’ils ont eues la nuit précédente ! Ils sont énergiques et très souvent avant-gardistes.

 

Mais voilà où le bât blesse ; très souvent, ils ne prennent ni le temps, ni les moyens afin de partager leurs idées de génie.

 

Régulièrement, j’entends ces mêmes entrepreneurs se plaindre que leur équipe de direction et que leurs employés ne les suivent pas ou encore qu’ils ne comprennent pas les objectifs à atteindre. Et qu’en est-il des clients, des fournisseurs, des actionnaires, tous dans le même bateau ce beau monde !

 

STOP

 

À qui appartient la responsabilité de communiquer une vision au sein d’une entreprise ? Eh oui, aux visionnaires, aux leaders brefs aux patrons.

Quelques trucs simples :

  • Rencontrez votre équipe de travail au moins une fois par semaine et partagez-leur plus que les tâches hebdomadaires. Partagez vos projets, votre vision !
  • Occupez la place qui vous revient ! Vous êtes les meilleurs, dites-le. Soyez présents sur les médias sociaux et faites part de vos bonnes nouvelles aux médias traditionnels.
  • Partagez des informations pertinentes et des trucs au sujet de votre organisation à vos clients, vos actionnaires, vos employés, vos fournisseurs… (que croyez-vous que je fais en ce moment ? J)
  • Soyez présents…physiquement. Tous nos moyens de communication technologiques sont très efficaces, mais rien à ce jour ne remplace un « Bonjour, vous allez bien ? » à un client qui se présente dans son entreprise ou un « Les enfants vont bien ? » à la réceptionniste.
  • Assurez le suivi de ce qui doit être communiqué au sein de votre entreprise. À la sortie d’une rencontre de gestion, est-ce que tous vos gestionnaires savent ce qu’ils doivent communiquer à leurs équipes respectives et comment doivent-ils le faire ?

 

D’autres trucs suivront…déjà que j’ai retenu votre attention jusqu’ici après plus de 300 mots.

Maintenant, allons communiquer !

 

Ah les relations publiques! (téléchargez en .pdf)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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